Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

Monitoring

Monitoring adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terencana dan sistimatis untuk dapat melihat/menilai apakah suatu proses kegiatan telah dilaksanakan atau berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Apabila tidak, faktor apa yang menyebabkan dan tindakan apa yang harus dilakukan agar proses kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan mencapai tujuan. Apabila sudah sesuai, apakah memerlukan penyempurnaan lagi agar kegiatan tersebut lebih efisien dan efektif. Keberhasilan suatu proses kegiatan dapat digunakan sebagai bahan untuk penyusunan rencana kegiatan masa berikutnya yang akan lebih baik lagi.

Monitoring di tingkat kecamatan dilakukan oleh balai penyuluhan pertanian, di tingkat kabupaten/kota dilakukan oleh kelembagaan penyuluhan pertanian kabupaten/kota dengan mengikutsertakan organisasi-organisasi non pemerintah di kabupaten/kota secara partisipatif, di tingkat provinsi dilakukan oleh kelembagaan penyuluhan pertanian provinsi dan mengikutsertakan organisasi-organisasi non pemerintah, sedangkan di tingkat pusat dilakukan oleh Badan Pengembangan SDM Pertanian cq Pusat Pengembangan Penyuluhan Pertanian dan mengikutsertakan organisasi organisasi non pemerintah.

Secara khusus kegiatan monitoring mencakup hal hal sebagai berikut:

1. Aspek perencanaan;
2. Keadaan dan ketersediaan fasilitas-fasilitas kerja penyuluhan pertanian;
3. Penilaian proses pelaksanaan kerja atau pelaksanaan program;
4. Kinerja petugas dalam pembimbingan;
5. Peningkatan sumber daya manusia petani;
6. Pengembangan aspek statika (organisasi, administrasi) dan aspek dinamika (kegiatan dan kepengurusan) serta aspek kepemimpinan (kaderisasi anggota organisasi).

Evaluasi

Evaluasi merupakan upaya penilaian atas hasil sesuatu kegiatan melalui pengumpulan dan penganalisaan informasi/data secara sistematik serta mengikuti prosedur tertentu yang secara ilmu diakui keabsahannya. Evaluasi bisa dilakukan terhadap perencanaan, pelaksanaan maupun pada hasil serta dampak suatu kegiatan.

Evaluasi pembinaan kelompoktani perlu dilaksanakan secara teratur, baik evaluasi awal (pre-evaluation), evaluasi proses (on-going evaluation), evaluasi akhir (post/terminal evaluation) maupun evaluasi dampak (ex-post evaluation).

Pelaporan

Pencatatan sangat diperlukan untuk mengetahui perkembangan kelompoktani dari waktu ke waktu. Oleh karena itu penyuluh pertanian di lapangan dan petugas lainnya diharapkan membuat catatan catatan yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan untuk perumusan perencanaan tahun berikutnya.

Penyuluh pertanian dalam menyiapkan data dan informasi pembinaan dan pengembangan kelompoktani memerlukan catatan sebagai berikut:

1. Nama dan alamat kelompoktani;
2. Peningkatan kemampuan kelompoktani;
3. Permasalahan yang dihadapi antara lain : sosial-ekonomi, dana, perorganisasian, metode pembinaan dan lain lain;
4. Kegiatan penumbuhan dan pengembangan kelompoktani yang dilaksanakan serta hasilnya;
5. Lain lain sesuai program spesifik lokalita.

Balai penyuluhan pertanian perlu menyusun catatan rekapitulasi dan perkembangan kelompoktani di wilayahnya, antara lain menyangkut :

1. Jumlah kelompoktani dan GAPOKTAN;
2. Jumlah anggota kelompoktani dan GAPOKTAN;
3. Jumlah kelompoktani dan GAPOKTAN yang telah melakukan mitra usaha;
4. Lain lain yang berkaitan dengan pembinaan dan pengembangan organisasi petani.

Pelaporan terdiri dari data informasi yang diperlukan untuk pengelolaan kegiatan penumbuhan dan pengembangan kelompoktani mencangkup input, pelaksanaan kegiatan dan out put yang dihasilkan. Pelaporan dilaksanakan secara berkala oleh:

1. Penyuluh pertanian di lapangan menyampaikan laporan kepada Kepala Balai Penyuluhan Pertanian/Koordinator Penyuluh Pertanian di BPP atas dasar inventarisasi/pencatatan kegiatan di lapangan;
2. Kepala Balai Penyuluhan Pertanian/Koordinator Penyuluh Pertanian di BPP menyampaikan laporan kepada Kepala Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian Kabupaten/Kota atas dasar laporan penyuluh pertanian dan tembusannya disampaikan ke instansi terkait di tingkat kabupaten/kota;
3. Kepala Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian Kabupaten/Kota menyampaikan kepada Bupati/Walikota yang bersangkutan atas dasar laporan dari Kepala Balai Penyuluhan Pertanian/Koordinator Penyuluh Pertanian BPP, tembusannya disampaikan kepada Sekertaris Badan Koordinasi Penyuluhan Pertanian Provinsi;
4. Sekertaris Badan Koordinasi Penyuluhan Pertanian Provinsi menyampaikan laporan kepada Badan Pengembangan SDM Pertanian cq. Pusat Pengembangan Penyuluhan Pertanian Departemen Pertanian, tembusannya ke instansi terkait di tingkat
   Pusat.