Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

Monitoring

Monitoring adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terencana dan sistimatis untuk dapat melihat/menilai apakah suatu proses kegiatan telah dilaksanakan atau berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Apabila tidak, faktor apa yang menyebabkan dan tindakan apa yang harus dilakukan agar proses kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan mencapai tujuan. Apabila sudah sesuai, apakah memerlukan penyempurnaan lagi agar kegiatan tersebut lebih efisien dan efektif. Keberhasilan suatu proses kegiatan dapat digunakan sebagai bahan untuk penyusunan rencana kegiatan masa berikutnya yang akan lebih baik lagi.

Monitoring di tingkat kecamatan dilakukan oleh balai penyuluhan pertanian, di tingkat kabupaten/kota dilakukan oleh kelembagaan penyuluhan pertanian kabupaten/kota dengan mengikutsertakan organisasi-organisasi non pemerintah di kabupaten/kota secara partisipatif, di tingkat provinsi dilakukan oleh kelembagaan penyuluhan pertanian provinsi dan mengikutsertakan organisasi-organisasi non pemerintah, sedangkan di tingkat pusat dilakukan oleh Badan Pengembangan SDM Pertanian cq Pusat Pengembangan Penyuluhan Pertanian dan mengikutsertakan organisasi organisasi non pemerintah.

Secara khusus kegiatan monitoring mencakup hal hal sebagai berikut:

1. Aspek perencanaan;
2. Keadaan dan ketersediaan fasilitas-fasilitas kerja penyuluhan pertanian;
3. Penilaian proses pelaksanaan kerja atau pelaksanaan program;
4. Kinerja petugas dalam pembimbingan;
5. Peningkatan sumber daya manusia petani;
6. Pengembangan aspek statika (organisasi, administrasi) dan aspek dinamika (kegiatan dan kepengurusan) serta aspek kepemimpinan (kaderisasi anggota organisasi).

Evaluasi

Evaluasi merupakan upaya penilaian atas hasil sesuatu kegiatan melalui pengumpulan dan penganalisaan informasi/data secara sistematik serta mengikuti prosedur tertentu yang secara ilmu diakui keabsahannya. Evaluasi bisa dilakukan terhadap perencanaan, pelaksanaan maupun pada hasil serta dampak suatu kegiatan.

Evaluasi pembinaan kelompoktani perlu dilaksanakan secara teratur, baik evaluasi awal (pre-evaluation), evaluasi proses (on-going evaluation), evaluasi akhir (post/terminal evaluation) maupun evaluasi dampak (ex-post evaluation).

Pelaporan

Pencatatan sangat diperlukan untuk mengetahui perkembangan kelompoktani dari waktu ke waktu. Oleh karena itu penyuluh pertanian di lapangan dan petugas lainnya diharapkan membuat catatan catatan yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan untuk perumusan perencanaan tahun berikutnya.

Penyuluh pertanian dalam menyiapkan data dan informasi pembinaan dan pengembangan kelompoktani memerlukan catatan sebagai berikut:

1. Nama dan alamat kelompoktani;
2. Peningkatan kemampuan kelompoktani;
3. Permasalahan yang dihadapi antara lain : sosial-ekonomi, dana, perorganisasian, metode pembinaan dan lain lain;
4. Kegiatan penumbuhan dan pengembangan kelompoktani yang dilaksanakan serta hasilnya;
5. Lain lain sesuai program spesifik lokalita.

Balai penyuluhan pertanian perlu menyusun catatan rekapitulasi dan perkembangan kelompoktani di wilayahnya, antara lain menyangkut :

1. Jumlah kelompoktani dan GAPOKTAN;
2. Jumlah anggota kelompoktani dan GAPOKTAN;
3. Jumlah kelompoktani dan GAPOKTAN yang telah melakukan mitra usaha;
4. Lain lain yang berkaitan dengan pembinaan dan pengembangan organisasi petani.

Pelaporan terdiri dari data informasi yang diperlukan untuk pengelolaan kegiatan penumbuhan dan pengembangan kelompoktani mencangkup input, pelaksanaan kegiatan dan out put yang dihasilkan. Pelaporan dilaksanakan secara berkala oleh:

1. Penyuluh pertanian di lapangan menyampaikan laporan kepada Kepala Balai Penyuluhan Pertanian/Koordinator Penyuluh Pertanian di BPP atas dasar inventarisasi/pencatatan kegiatan di lapangan;
2. Kepala Balai Penyuluhan Pertanian/Koordinator Penyuluh Pertanian di BPP menyampaikan laporan kepada Kepala Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian Kabupaten/Kota atas dasar laporan penyuluh pertanian dan tembusannya disampaikan ke instansi terkait di tingkat kabupaten/kota;
3. Kepala Badan Pelaksana Penyuluhan Pertanian Kabupaten/Kota menyampaikan kepada Bupati/Walikota yang bersangkutan atas dasar laporan dari Kepala Balai Penyuluhan Pertanian/Koordinator Penyuluh Pertanian BPP, tembusannya disampaikan kepada Sekertaris Badan Koordinasi Penyuluhan Pertanian Provinsi;
4. Sekertaris Badan Koordinasi Penyuluhan Pertanian Provinsi menyampaikan laporan kepada Badan Pengembangan SDM Pertanian cq. Pusat Pengembangan Penyuluhan Pertanian Departemen Pertanian, tembusannya ke instansi terkait di tingkat
   Pusat.

Peningkatan Kemampuan Gapoktan

Peningkatan kemampuan Gapoktan dimaksudkan agar dapat berfungsi sebagai unit usahatani, unit usaha pengolahan, unit usaha sarana dan prasarana produksi, unit usaha pemasaran dan unit usaha keuangan mikro serta unit jasa penunjang lainnya sehingga menjadi organisasi petani yang kuat dan mandiri.

Unit Usahatani

Agar kegiatan usahatani petani dapat berlangsung dengan baik, Gapoktan diarahkan agar mempunyai kemampuan sebagai berikut :

1. Mengambil keputusan dalam menentukan pengembangan produksi usahatani yang menguntungkan berdasarkan informasi yang tersedia dalam bidang teknologi, sosial, permodalan, sarana produksi dan sumber daya alam lainnya;
2. Menyusun rencana definitif Gapoktan dan melaksanakan kegiatan atas dasar pertimbangan efisiensi;
3. Memfasilitasi penerapan teknologi (bahan, alat, cara) usahatani kelompoktani sesuai dengan rencana kegiatan Gapoktan;
4. Menjalin kerjasama/kemitraan dengan pihak lain yang terkait dalam pelaksanaan usahatani ;
5. Mentaati dan melaksanakan kesepakatan yang dihasilkan bersama dalam organisasi, maupun kesepakatan dengan pihak lain;
6. Mengevaluasi kegiatan bersama dan rencana kebutuhan Gapoktan, sebagai bahan rencana kegiataan yang akan datang;
7. Meningkatkan kesinambungan produktivitas dan kelestarian sumber daya alam dan lingkungan; Mengelola administrasi secara baik;
8. Merumuskan kesepakatan bersama, baik dalam memecahkan masalah maupun untuk melakukan berbagai kegiatan Gapoktan;
9. Merencanakan dan melaksanakan pertemuan-pertemuan berkala baik di dalam Gapoktan, antar Gapoktan atau dengan instansi/lembaga terkait.

Unit Usaha Pengolahan

Sebagai unit usaha pengolahan, hendaknya Gapoktan memiliki kemampuan sebagai berikut :

1. Menyusun perencanaan kebutuhan peralatan pengolahan hasil usahatani petani dan kelompoktani;
2. Menjalin kerjasama/kemitraan usaha dengan pengusaha pengolahan hasil-hasil pertanian,
3. Menjalin kerjasama/kemitraan usaha dengan pihak penyedia peralatan-peralatan pertanian;
4. Mengembangkan kemampuan anggota Gapoktan dalam pengolahan produk-produk hasil pertanian,
5. Mengorganisasikan kegiatan produksi anggota Gapoktan ke dalam unit-unit usaha pengolahan.

Unit Usaha Sarana dan Prasarana Produksi

Sebagai unit usaha sarana dan prasarana, hendaknya Gapoktan memiliki kemampuan sebagai berikut :

1. Menyusun perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana setiap anggotanya;
2. Menjalin kerjasama/kemitraan usaha dengan pihak penyedia sarana dan prasarana produksi pertanian (Pabrik dan kios saprotan);
3. Mengorganisasikan kegiatan penyediaan sarana dan prasarana produksi pertanian dengan dinas terkait dan lembaga-lembaga usaha sarana produksi pertanian; Menjalin kerjasama/kemitraan usaha dengan pihak penyedia sarana produksi, pengolahan, pemasaran hasil dan atau permodalan.

Unit Usaha Pemasaran

Sebagai unit usaha pemasaran, hendaknya Gapoktan memiliki kemampuan sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi, menganalisis potensi dan peluang pasar berdasarkan sumber daya yang dimiliki untuk mengembangkan komoditi yang dikembangkan/ diusahakan guna memberikan keuntungan usaha yang lebih besar;
2. Merencanakan kebutuhan pasar berdasarkan sumber daya yang dimiliki dengan memperhatikan segmentasi pasar;
3. Menjalin kerjasama/kemitraan usaha dengan pemasokpemasok kebutuhan pasar;
4. Mengembangkan penyediaan kebutuhan-kebutuhan pasar produk pertanian;
5. Mengembangkan kemampuan memasarkan produkproduk hasil pertanian;
6. Menjalin kerja sama/kemitraan usaha dengan pihak pemasok hasil-hasil produksi pertanian;
7. Meningkatkan kemampuan dalam menganalisis potensi usaha masing masing anggota untuk dijadikan satu unit usaha yang menjamin pada permintaan pasar dilihat dari kuantitas, kualitas serta kontinuitas.

Unit Usaha Keuangan Mikro

Agar kegiatan usaha keuangan mikro dapat berlangsung dengan baik, Gapoktan diarahkan agar mempunyai kemampuan sebagai berikut :

1. Menumbuhkembangkan kreativitas dan prakarsa anggota Gapoktan untuk memanfaatkan setiap informasi dan akses permodalan yang tersedia;
2. Meningkatkan kemampuan anggota Gapoktan untuk dapat mengelola keuangan mikro secara komersial;
3. Mengembangkan kemampuan untuk menggali sumbersumber usaha yang mampu meningkatkan permodalan;
4. Mendorong dan mengadvokasi anggota agar mau dan mampu melaksanakan kegiatan simpan-pinjam guna memfasilitasi pengembangan modal usaha.

Ciri Gapoktan yang kuat dan mandiri

Pengembangan kelompoktani diarahkan pada peningkatan kemampuan setiap kelompoktani dalam melaksanakan fungsinya, peningkatan kemampuan para anggota dalam mengembangkan agribisnis, penguatan kelompoktani menjadi organisasi petani yang kuat dan mandiri. Kelompoktani yang berkembang bergabung ke dalam gabungan kelompoktani (GAPOKTAN). Gapoktan yang kuat dan mandiri dicirikan antara lain :

1. Adanya pertemuan/rapat anggota/rapat pengurus yang diselenggarakan secara berkala dan berkesinambungan;
2. Disusunannya rencana kerja gapoktan secara bersama dan dilaksanakan oleh para pelaksana sesuai dengan kesepakatan bersama dan setiap akhir pelaksanaan dilakukan evaluasi secara partisipasi;
3. Memiliki aturan/norma tertulis yang disepakati dan ditaati bersama.
4. Memiliki pencatatan/pengadministrasian setiap anggota organisasi yang rapih;
5. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan usaha bersama di sektor hulu dan hilir;
6. Memfasilitasi usaha tani secara komersial dan berorientasi pasar;
7. Sebagai sumber serta pelayanan informasi dan teknologi untuk usaha para petani umumnya dan anggota kelompoktani khususnya;
8. Adanya jalinan kerjasama antara Gapoktan dengan pihak lain;
9. Adanya pemupukan modal usaha baik iuran dari anggota atau penyisihan hasil usaha/kegiatan Gapoktan.

Fungsi Gapoktan

Munculnya berbagai peluang dan hambatan sesuai dengan lingkungan sosial ekonomi setempat, membutuhkan adanya pengembangan kelompoktani ke dalam suatu organisasi yang jauh lebih besar. Beberapa kelompoktani bergabung ke dalam gabungan kelompoktani (GAPOKTAN). Penggabungan dalam GAPOKTAN terutama dapat dilakukan oleh kelompoktani yang berada dalam satu wilayah administrasi pemerintahan untuk menggalang kepentingan bersama secara kooperatif. Wilayah kerja GAPOKTAN sedapat mungkin di wilayah administratif desa/kecamatan, tetapi sebaiknya tidak melewati batas wilayah kabupaten/kota.

Penggabungan kelompoktani ke dalam GAPOKTAN dilakukan agar kelompoktani dapat lebih berdaya guna dan berhasil guna, dalam penyediaan sarana produksi pertanian, permodalan, peningkatan atau perluasan usaha tani ke sektor hulu dan hilir, pemasaran serta kerja sama dalam peningkatan posisi tawar.

Pembentukan GAPOKTAN dilakukan dalam suatu musyawarah yang dihadiri minimal oleh para kontak tani/ketua kelompoktani yang akan bergabung, setelah sebelumnya di masing masing kelompok telah disepakati bersama para anggota kelompok untuk bergabung ke dalam GAPOKTAN. Dalam rapat pembentukan GAPOKTAN sekaligus disepakati bentuk, susunan dan jangka waktu kepengurusannya, ketentuan-ketentuan yang menjadi hak dan kewajiban masing-masing kelompok Ketua GAPOKTAN dipilih secara musyawarah dan demokrasi oleh para anggotanya, dan selanjutnya ketua memilih kepengurusan GAPOKTAN lainnya. Untuk mendapatkan legitimasi, kepengurusan GAPOKTAN dikukuhkan oleh pejabat wilayah setempat.

GAPOKTAN melakukan fungsi-fungsi, sebagai berikut :

1. Merupakan satu kesatuan unit produksi untuk memenuhi kebutuhan pasar (kuantitas, kualitas, kontinuitas dan harga);
2. Penyediaan saprotan (pupuk bersubsidi, benih bersertifikat, pestisida dan lainnya) serta menyalurkan kepada para petani melalui kelompoknya;
3. Penyediaan modal usaha dan menyalurkan secara kredit/pinjaman kepada para petani yang memerlukan;
4. Melakukan proses pengolahan produk para anggota (penggilingan, grading, pengepakan dan lainnya) yang dapat meningkatkan nilai tambah;
5. Menyelenggarakan perdagangan, memasarkan/menjual produk petani kepada pedagang/industri hilir.